تنظيم حلقة عمل لنظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة بتعليمية محافظة الظاهرة
كتب / سعد الشندودي
نظمت المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة الظاهرة ممثلة بقسم البريد والوثائق صباح اليوم حلقة عمل لنظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة في جميع التقسيمات الإدارية بالمديرية وذلك عبر الاتصال المرئي التيمز.
بدأت الحلقة بكلمة من حكم بن سالم الفارسي المدير العام المساعد بتعليمية محافظة الظاهرة قال فيها : تكمن أهمية تصنيف الوثائق في نظام المراسلات والحافظات الورقية لتنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها واسترجاعها والحفظ السليم للوثائق وأمنها والزيادة من مردودية العمل الإداري والتخفيض من التكلفة بالإضافة إلى الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العملي .
وبعد ذلك تحدث سعيد بن سلطان البحري رئيس قسم البريد والوثائق بتعليمية محافظة الظاهرة قائلاً : أن حلقة العمل تهدف إلى كسب مهارة التصنيف الموضوعي للملفات في منظومة المراسلات الإلكترونية ومراحل إدارة الوثيقة الجارية والوسيطة ومصيرها النهائي حسب جدول مدد الاستبقاء المعتمد من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأن توحيد الحافظات والملفات الورقية المعتمد من قبل الهيئة يساعد في الاحتفاظ بالوثائق والمستندات الأساسية وتطبيق منهجية إدارة الوثائق فيها.
وفي الختام تم تدريب المشاركين على كيفية توثيق بيانات المعاملات الإدارية في الملفات وكشافات الإعارة والكشافات الجارية، وكيفية إدارة الوثائق بمنظومة المراسلات الإلكترونية والتقليل من طباعة الأوراق واستخدام التصنيفات الأمنية والموضوعية والأسبقية ، بالإضافة إلى ذلك تم التطبيق العملي لنظام المراسلات لتطبيق التصنيف الموضوعي وكيفية إدارة الملفات وإضافتها وإغلاق المراسلات ونقل مراسلة بين الملفات وتعديل مسميات الملفات.
