طلب حافظات وملفات

تتيح هذه الخدمة توفير حافظات وملفات لتنظيم وترتيب الوثائق الورقية الناتجة من الأعمال التي يقوم بها التقسيم، حيث يتم حفظ الوثائق الورقية في الحافظات والملفات وفق التصنيفات الموضوعية المعتمدة لكل تقسيم إداري.

1. تعبئة استمارة طلب الحافظات والملفات. 2. يحدد رئيس القسم المعني العدد المطلوب حسب التصنيف الموضوعي المعتمد. 3. حصر مواضيع التصنيفات التي تحتاج إلى طلب حافظات وملفات ورقية.

استمارة طلب الحافظات والملفات موضحاً فيها الموضوعات والكميات المطلوبة.

. يحصر قسم تنظيم الوثائق الموضوعات التي تحتاج إلى حافظات وملفات، ويحدد الكمية المطلوبة لكل موضوع. 2. تُعبأ استمارة طلب الحافظات والملفات من قبل التقسيم الإداري المعني، وتُعتمد من رئيس التقسيم الإداري المعني. 3. ترسل الاستمارة المعتمدة عبر نظام المراسلات الالكتروني إلى دائرة الوثائق. 4. يتم مراجعة الطلب من قبل المختصين في قسم تنظيم الوثائق والتحقق من توافقه مع نظام التصنيف المعتمد. 5. يُنسق قسم تنظيم الوثائق مع التقسيم المعني، لتوفير الحافظات والملفات وصرفها بحسب المتاح.