طلب تحديث نظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية.

مراجعة نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها وتحديثها بما يتوافق مع اختصاصات التقسيمات الإدارية بالوزارة.

1-وجود تغيير في اختصاصات التقسيم الإداري (وفق قرار وزاري). 2-وجود تغيير في نوع الوثائق. 3-حاجة التقسيم إلى تعديل التصنيفات أو مدد الاستبقاء مع ذكر المبررات.

مخطط الهيكل التنظيمي والاختصاصات المعتمدة.

1. يرسل التقسيم الإداري طلب تحديث نظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق عبر نظام المراسلات الإلكتروني إلى دائرة الوثائق، موضحًا الموضوعات المطلوب تحديثها، مع ذكر الأسباب. 2. يراجع قسم تنظيم الوثائق الطلب والوثائق المرتبطة به، ويتواصل مع التقسيم الإداري لاستكمال أي معلومات أو بيانات لازمة. 3. يدرس القسم اختصاصات التقسيم الإداري والوثائق الناتجة عن أعماله، ويمكنه إجراء زيارة ميدانية عند الحاجة. 4. يُعدّ القسم مقترح التحديث، ويعرضه على التقسيم الإداري المعني للتأكد من صحة التصنيفات ومدد الاستبقاء المقترحة. 5. ينسق القسم مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بشأن المقترح، ويستكمل التعديلات وإجراءات الاعتماد. 6. بعد الاعتماد، تُرسل النسخة المحدّثة عبر نظام المراسلات الإلكترونية إلى التقسيم الإداري المعني للعمل بموجبها.