اختتم فريق من دائرة الوثائق بوزارة التعليم زيارته إلى المديرية العامة للتعليم بمحافظة جنوب الشرقية ممثلة في قسم الوثائق، وذلك في إطار متابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة في المديريات التعليمية.
وخلال الزيارة التقى الوفد مع رئيس قسم الوثائق بدر بن مراد بن سعيد البلوشي، وبحضور موظفي القسم وتم خلال اللقاء متابعة وتقييم المرحلة التي وصل إليها التطبيق الفعلي لنظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة ومتابعة تنظيم وترتيب الوثائق الورقية داخل التقسيمات الإدارية المختلفة، إضافة إلى مناقشة التحديات التي قد تواجه المختصين في التقسيمات الإدارية المعنية وسبل معالجتها.
وضم الوفد الزائر كلًّا من محمد بن خلفان التمتمي فني وثائق، ومانع بن حمد الوهيبي أخصائي باحث شؤون إدارية، وناصر بن محمد الصوافي فني وثائق، وطالب بن تعيب البطاشي أخصائي وثائق.
وشملت الزيارة عددًا من الدوائر والأقسام في مكتب المدير العام، إضافة إلى دوائر وتقسيمات المديرية ومكتب إدارة التعليم بجعلان، حيث التقى الفريق بالموظفين المعنيين بإدارة الوثائق في التقسيمات الإدارية المطبقة لنظام الوثائق المشتركة والخصوصية.
وقال بدر بن مراد بن سعيد البلوشي رئيس قسم الوثائق بالمديرية العامة للتعليم لمحافظة جنوب الشرقية إن هذه الزيارة تأتي ضمن سلسلة الزيارات التي تنفذها دائرة الوثائق بالوزارة لمختلف المحافظات التعليمية، بهدف متابعة المستجدات في مجال إدارة الوثائق.
وأضاف أن الزيارة هدفت إلى شرح نظام إدارة الوثائق الخصوصية والمشتركة، ومناقشة أبرز التحديثات التي طرأت عليه، والذي تم اعتماده من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومعالي الدكتورة وزيرة التعليم في عام 2018. كما تضمنت الزيارة توضيح آلية اختيار التصنيفات الموضوعية للتقسيمات الإدارية التي ينطبق عليها النظام، وفق اختصاصات كل تقسيم إداري في المديرية ومكتب إدارة التعليم بجعلان.
كما شملت الزيارة تدريب المعنيين على استخدام أدوات نظام إدارة الوثائق إلكترونيًّا وورقيًّا، إضافة إلى استعراض الأهداف المرجوة من الزيارة، وقياس مدى التقدم الذي تحقق في مجال إدارة الوثائق وفق المعايير المعتمدة، والاستماع إلى الملاحظات والرد على استفسارات الموظفين المعنيين وتقييم الجهود المبذولة من التقسيمات، لضمان حفظ الوثائق بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها واسترجاعها.
منصة تجاوب
