تاريخ نشر الخبر :12/10/2016
استقبلت تعليمية شمال الباطنة الفريق الفني من دائرة الوثائق بمكتب معالي الوزيرة الموقرة، والذي يقوم بزيارة الدوائر والأقسام بهدف تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة ويتكّون الفريق من بدر فريش الحبسي (أخصائي وثائق )وسعيد سالم السعيدي(فني وثائق) ومحمد علي الرواحي (مدخل بيانات حاسب آلي).
سيقوم الفريق أثناء زيارته لتعليمية شمال الباطنة بشرح آلية العمل المتبعة في جانب إدارة الوثائق المشتركة وتطبيق جداول مدد الاستبقاء، وشرح آلية متابعة الأقسام التي ينطبق عليها تصنيف الوثائق المشتركة، للتأكد من الملفات التي تم أدراجها كلاً حسب الجهة المعنية.
كما سيتم خلال الزيارة توضيح كيفية التصنيف الموضوعي بنظام المراسلات الإلكتروني، وآلية إضافة المجلدات ونقل المراسلات منتهية الأجراء إليها، كما سيتم شرح عملية حصر الملفات التي يستلزم حفظها ورقياً , وشرح آلية فتح الحافظات والملفات الورقية، وتنظيمها وفق نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء للوثائق الخصوصية والمشتركة للجهات والتقسيمات المعنية.
ومما يشار اليه ان الفريق الفنيسيعمل خلال زيارته على متابعة التحديثات فيما يتعلق بالوثائق والملفات الخصوصية والمشتركة مع قسم البريد والوثائق، وشرح آلية عمل الأدوات الإجرائية في حالة (الإضافة أو الحذف ) للملفات وكيفية إدراج التفريعات للملفات الأساسية, بالإضافة الى متابعة ومناقشة التصنيف للوثائق الخصوصية وفق آخر إحصائية، ليقوم قسم البريد والوثائق بمتابعة الأقسام التي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالدوائر والأقسام المطبقة فيما يتعلق بعملية التصنيف الموضوعي ونقل المراسلات للمجلدات الفرعية المخصصة.
كما يجدر الإشارة الى ان الفريق الفني سيقوم بزيارة بعض الأقسام ميدانياً للتأكد من الملفات المدرجة لهم وشرح آلية التصنيف الموضوعي وإدراج الملفات الجانبية وعملية نقل المراسلات منتهية الأجراء إليها و متابعة عملية التحديث للملفات والوثائق الخصوصية بالدوائر والأقسام التي تم تعديلها هيكلياً بناءً على القرارات الوزارية.
