تاريخ نشر الخبر :01/10/2019
زار فريق وزاري مكون من بدر بن فريش الحبشي أخصائي وثائق ومحمد بن علي الرواحي أخصائي وثائق وأحمد بن المر المفرجي فني وثائق من دائرة الوثائق بالوزارة تعليمية البريمي حيث تضمنت الزيارة التعريف بكل ما يخص الوثائق والتصنيف الموضوعي والورقي، والحافظات الورقية لكل موظفي المديرية، وهدفت الزيارة إلى شرح نظام إدارة الوثائق الخصوصية، وأهم التحديثات التي طرأت عليه، والذي تم اعتماده من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومعالي الدكتورة الوزيرة الموقرة في 2018م، والتدريب على آلية اختيار التصنيفات الموضوعية للتقسيمات الإدارية التي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق الخصوصية وفقاً لاختصاصات كل تقسيم إداري بالمديرية ومكاتب الاشراف التربوي كما استعرضت آلية التصنيف الموضوعي في نظام المراسلات الالكتروني من حيث إنشاء الملفات التكميلية (الفرعية) وفق التصنيفات الموضوعية الرئيسية المعتمدة لكل تقسيم إداري، وتصنيف المراسلات الصادرة والواردة، وتغيير الملف التكميلي للمراسلة، وتعديل اسم الملف التكميلي في نظام المراسلات الالكتروني، وإغلاق المراسلة وإغلاق الملف التكميلي وكيفية الرجوع إليه بعد تحويلة إلى الأرشيف الوسيط.
وهدفت أيضا إلى شرح طريقة فتح الملفات الورقية النظير للملفات التكميلية الإلكترونية وكيفية فتح الحافظات المعتمدة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتوضيح آلية اعداد القائمة الإسمية والملفات للتقسيمات الإدارية بالمديرية التي طرأ عليها تحديث بالهيكل التنظيمي للمديرية (دمج /إنشاء/حذف)، وتوضيح خاصية "إدارة الأرشيف " بنظام المراسلات الإلكتروني لرئيس قسم البريد والوثائق، في ظل سعي الدائرة إلى منح صلاحيات المتابعة في النظام لأقسام البريد والوثائق بالمحافظات التعليمية، من حيث متابعة تطبيق التصنيف الموضوعي لتقسيمات المديرية وإنشاء تقرير بالمراسلات الغير مصنفة لكل تقسيم إداري، ومعرفة التصنيفات الموضوعية المدرجة لكل تقسيم بالمديرية، وربط الملفات والتصنيفات للتقسيمات الإدارية وفق اختصاصاتها الوظيفية، كما تطرق الفريق إلى آلية تشغيل عملية تنظيم الوثائق
ومرفقاتها وكيفية تفعيلها، وفقاً لما تم اعتماده بنظام إدارة الجودة، متابعة عينات مختارة من التقسيمات الإدارية بالمديرية والتي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق المشتركة، لمدى التزامها بتفعيل وتطبيق عملية التصنيف الموضوعي للمراسلات الصادرة والواردة في نظام المراسلات الإلكتروني، والنظام الورقي، وتقديم الدعم الفني اللازم لها.
