الأخبار الرئيسية

اعتمدت معالي الدكتورة مديحة بنت أحمد بن ناصر الشيبانية وزيرة التربية والتعليم نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتورحمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والذي تم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه

الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتصنيفها وتيسير الرجوع إليها،كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت وزارة التربية والتعليم بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام بوزارة التربية والتعليم يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة.
وأشارت معالي الدكتورة مديحة بنت أحمد الشيبانية وزيرة التربية والتعليم إلى أن هذا اليوم يأتي تتويجا للجهود التي بذلت خلال عام ونصف من العمل المتواصل لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق، حيث أن هذا النظام يمثل حجر الزاوية لحفظ الذاكرة الوطنية ، وجاء هذا العمل من خلال عدة مراحل أهمها تشكيل لجان وفرق عمل لدراسة اختصاصات الوزارة ومن ثم استنباط المواضيع التي تختص فيها الوزارة، وكذلك تم وضع القائمة الإسمية من واقع الاختصاصات و وضع نظام تصنيف ومدد استبقاء هذه الوثائق، وبالتالي فإن نظام إدارة الوثائق الخصوصية يتضمن الأدوات الإجرائية التالية إعداد فهرس لأنواع الوثائق، وإعداد نظام تصنيف للوثائق، وإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق، وبناء نظام لإدارة الوثائق بلا شك ينعكس ايجابيا على مردودية العمل ومن أهم فوائد هذا النظام تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها، وتطوير العمل الإداري والارتقاء بالإدارة، والمساهمة في تحقيق شفافية تسيير المرافق العامة، وتأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف والحفاظ على مصادر حقوق الأفراد والجماعات، والتوفير في وقت العمل وفي مساحة الأماكن والمعدات، وتيسير أعمال التقييم والتدقيق والتخطيط والاستشراف، والانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم.