أخبار محافظة ظفار

تعليمية ظفار تختتم برنامج التخطيط التشغيلي لرؤساء الأقسام

كتبت : هائلة الرواس

تصوير : عاصم باحجاج

اختتمت دائرة الشؤون الإدارية ممثلة بقسم التدريب والتأهيل بالمديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة ظفار برنامج التخطيط التشغيلي لرؤساء الأقسام بمجمع السلطان قابوس الشبابي للثقافة والترفيه وبحضور الدكتورة طفول بنت سهيل قطن المديرة العامة المساعدة للشؤون الإدارية والمالية بتعليمية ظفار .

هدف البرنامج إلى التعرف على ماهية الخطيط التشغيلي وأهدافه وأوجه استخدامه والتمييز بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي وتوضيح أهمية الترابط بينهما وتحديد أدوات التخطيط والتحسين التشغيلي والتعرف على مفرداتهم. كما هدف أيضا إلى التعرف على كيفية إعداد الخطة التشغيلية والإطلاع على صياغتها وتمكين المتدربين من صياغة الأهداف الفردية واكسابهم مهارات كتابتها والتعرف على مختبر تحويل الأفكار إلى خطط عمل وتحديد أساليب التنبؤ قصير المدى.

طرح البرنامج والذي قدمه الدكتور سامي العزاوي محاضر ومدرب بأكاديمية الرواد عدة محاور أهمها أساسيات التخطيط التشغيلي و متطلباته من حيث تحديد أدوات التخطيط والتحسين والتعرف على مفرداته وكتابة الأهداف الفردية والخطط التشغيلية للمؤسسة حيث يتم تشكيل فريق لوضع نموذج الخطة التشغيلية، ثم جمع المعلومات أثناء إعداد نموذج الخطة ، وتحديد أهدافها وتنسيقها في خريطة ذهنية ، وبعدها تحليل هذه الأهداف وصياغتها بطريقة SMART  وهي وسيلة ذكية لصياغة الأهداف ، ومن بعدها تحديد الوسائل اللازمة للوصول إلى الهدف،  ويأتي بعد ذلك إدارة ومتابعة الخطة فقد تم عرض نماذج مقترحة للخطط المتكاملة والناجحة .

واستعرض البرنامج بعدها آليات التخطيط التشغيلي من خلال تبني مدخل الفريق عند تصميم وتنفيذ المهام التشغيلية ، وتعزيز الترابط بين فرق العمل على مستوى (الأقسام – الإدارات – الوحدات – اللجان ) في مختلف ميادين ومجالات الأداء التشغيلي بالمؤسسة ، وتوجيه النمط القيادي السائد نحو دعم العلاقات الإنسانية ورفع الروح المعنوية لكافة المشاركين ودعم العمل الجماعي والتعاوني بينهم إلى جانب أهمية التخطيط الاستراتيجي لدعم رؤية عمان 2040 .

وقدم البرنامج أيضا متطلبات التخطيط التشغيلي ويسمى كذلك التخطيط التنفيذي أو التخطيط الوظيفي ويكون على مستوى الإدارات والأقسام التنفيذية وينبثق من التخطيط الاستراتيجي، ويعتبر التخطيط التشغيلي أحد العمليات الإجرائية لتنفيذ الخطط في العمل التربوي، ومن متطلباته : الموارد المالية والمهارات الإدارية ، وأنظمة المعلومات والوقت ، والحوافز وأنظمة الاتصالات ، والابتكار والمخاطرة ، وكفاءة المسؤول واقناع الإدارة العليا والمرونة .

وتطرق البرنامج إلى أنواع خطة العمل مقارنة بالوقت كالخطة الأسبوعية والشهرية والسنوية والخمسية والخطة العشرية ، ومن النتائج المرجوة من خطة العمل التوجيه لما يجب القيام به لتحقيق الأهداف ، وتحديد طرق تنمية المهارات والتمكين من اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب والتنبؤ بتأثير أحدى النواحي الشخصية أو العملية على باقي النواحي.

ولكيفية معرفة كيف توضع خطة العمل المتقنة فقد تدرب رؤساء الأقسام من خلال عدد من التمارين العملية على ذلك  مثل : كيف يمكن أن تضع خطة العمل ، وتحديد أهدافها الكلية والتي يجب أن تكون محددة وواضحة ، ويمكن قياسها بصورة كمية أو نوعية ويمكن تحقيقها و ذات علاقة مباشرة بالنتائج المطلوبة،  ولها إطار زمني محدد . ويجب أن تكون أيضا محددة الأولويات والتكاليف. إلى جانب كيفية وضع هيكل ومحتويات الخطة والذي يتضمن ملخص مختصر للخطة ، ومقدمة، ومعلومات أساسية (المشاكل) ، والنتائج ، والموارد ، والقيود (المدخلات) ، والأنشطة والمهام والملحقات (الموازنة والخطة الزمنية).

ومن النقاط التي طرحها البرنامج أيضا معوقات إعداد الخطط التشغيلية مثل : العوائق الداخلية كنقص في الأنظمة ، وعوائق خارجية إما أن تكون مادية كمشاكل التمويل أو معنوية مثل الحواجز الثقافية المرتبطة بالاتجاهات نحو ثقافة التخطيط . ومعوقات خاصة فتشمل صعوبة الحصول على معلومات دقيقة ومشكلة سرعة التغيير وعدم المرونة في الوقت والنفقة ، ومعوقات تتعلق بالأفراد القائمين على التخطيط لعدم وجود الوعي التخطيطي بين المسؤولين ، ومعوقات تتعلق بالتنظيمات الإدارية .

كما استعرض البرنامج أيضا مراحل التخطيط التشغيلي كصياغة الأهداف الفردية من الخطة التشغيلية وتحديد الخطة الاستراتيجية واختبار الأهداف الأكثر أهمية واستخدام مقاييس الأداء ، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية بحكمة ، والتواصل والتنسيق ، إلى جانب خطة الاستخدام الفردي والتخطيط للعمليات والممارسات . وأهم هذه المراحل هي مرحلة التهيئة والتجهيز وتسمى أيضا عملية التخطيط للتخطيط ، ومرحلة التشخيص ويتم معرفة وفهم واقع الإدارة وتشخيص البيئة الداخلية والبيئة الخارجية وتؤثر هذه العوامل في الإدارة وانشطتها وقدرتها على تحقيق الأهداف سلبا او إيجابا .بعدها تأتي مرحلة تحديد الأهداف وهي عملية كبيرة حيث جميع المراحل الأخرى تتأثر بشكل مباشر بالأهداف المحددة . بعدها تأتي مرحلة كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية ومرحلة تحديد وسائل تنفيذ الخطة . واستعرض أيضا الفرق بين الأهداف التشغيلية والأهداف الاستراتيجية .

وقد خصص البرنامج محور عملي قام المتدربين من خلاله بتطبيقات عملية عدة منها إعداد خطة تشغيلية للأقسام التي يعملون بها كون أن البرنامج يطرح عدة استراتيجيات تدريبة كالتطبيق العملي والمناقشة ودراسة حالة وتدريب جماعي وعرض وتقييم نماذج ، وتدريب نظري.

وفي هذا الصدد قدم رائد الحمران المدير التنفيذي لأكاديمية الرواد شكره وتقديره للعاملين في وزارة التربية والتعليم ودائرة الشؤون الإدارية ممثلة بقسم التدريب والتأهيل في المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة ظفار على حسن التعاون مع الاكاديمية ، كما قدم شكره وتقديره للمشاركين على تفاعلهم الإيجابي على مدار أيام البرنامج الذي حقق أهدافه العلمية والتطبيقية والذي قدمه الدكتور سامي العزاوي الذي له كل التقدير على جهوده وتعاونه خلال فترة التدريب ، ويأتي كل هذا النجاح بفضل جهود كوادر الأكاديمية والتي نسعى دائما من خلالها تقديم الأفضل في مجال التدريب والتأهيل بإذن الله .  

وفي ختام البرنامج قامت د. طفول بنت سهيل قطن المديرة العامة المساعدة للشؤون الإدارية والمالية بتعليمية ظفار بتسليم شهادات تدريب لرؤساء أقسام بالمديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة ظفارو المشاركين بالدورة والذي بلغ عددهم 27 رئيس قسم .